Das Zeiterfassungssystem TimeTracking ist ein einfach zu handhabendes Kommt-/Geht-Buchungssystem mit vielen komfortablen und praktischen Funktionen. Das System arbeitet webbasiert – es ist keine Softwareinstallation erforderlich.
Die Zeiterfassung und –auswertung kann mit jedem internetfähigen Gerät erfolgen:
- Mit dem PC im Büro (incl. Terminalserver-Unterstützung)
- Mit dem Smartphone oder Tablet (unterwegs und im Homeoffice)
Natürlich sind auch „klassische“ stationäre Buchungsterminals verfügbar, die eine einfache und schnelle Zeitstempelung per Transponderchip ermöglichen. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige der wesentlichen Funktionen vor.
Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiten mit dem einfachen Kommt- / Geht-Buchungssystem erfassen. Weitere Funktionen sind „Pause, Homeoffice oder Dienstgang.“ Der Clou: zusätzliche frei wählbare Einträge wie „Anwesend im Zweigwerk“ möglich.
- Webbasiert nutzbar mit PC, Tablet und Smartphone
- Buchbar: Kommt, Geht, Pause, Homeoffice, Dienstgang.
- Zusatzinformationen eingebbar (Text).
- Buchungen nachträglich erfassen (mit Freigabefunktion durch Vorgesetzten).
- Übersicht eigener Buchungen.
- Stundenauswertung auf Monatsbasis.
- Buchungen / Einträge ändern oder löschen.
Zeiterfassungs-Terminals und Zutrittskontrolle
In vielen Unternehmen sind „klassische“ Buchungsterminals seit langem Standard – natürlich kann auch TimeTracking mit Buchungsterminals betrieben werden. Ob als einzige Erfassungslösung oder in Kombination mit der Web-Erfassung. Natürlich ist eine Kombination mit WAHLCOM Zutrittskontrollsystemen, so dass hier EIN Transponder für ALLES genutzt werden kann. Es stehen verschiedene Terminal-Modelle für unterschiedliche Anforderungen zur Verfügung.
- Verschiedene Transponder-Lesetechniken (z.B. Mifare, Legic, EM4102).
- Optionale Fingerprint-Leser.
- Optionale Barcode-Leser.
- Betrieb im Netzwerk (LAN mit PoE), optional im W-LAN oder mobil per GPRS.
- Integration in Zutrittskontrollsysteme.
- Kein VPN notwendig bei Betrieb in mehreren Standorten.
Anwesenheits-Dashboard
Auf einen Blick sehen, wer aktuell anwesend ist. Ist z.B. „Homeoffice“ gebucht, weiß man, diese Person ist nur mobil erreichbar – ist Pause gebucht, erreicht man diese Person erst wieder am Arbeitsplatz, sobald im Anwesenheitsfeld der jeweilige Status blinkt. Die Ansicht über Gruppen, Abteilungen oder Teams kann jede Person individuell frei wählen, ebenso zwischen der Ansicht „klassisch oder modern“. Wer das kennt, möchte nie mehr drauf verzichten.
- Individuelles Design: Auswahl zwischen „klassischem Design“ oder „modernem Design“. Das moderne Design kann zusätzlich im Vollbildmodus und mit Symbolen angezeigt werden.
- Gruppenauswahl: Die Ansicht kann auch für einzelne Gruppen, wie z.B. Abteilungen oder Teams selektiv eingestellt werden.
- Sichtbare Stati: In dem Dashboard kann optional auch der Status Krank und Urlaub angezeigt werden. Die Stati „Kommt“, „Geht“, „Dienstgang“ und „Homeoffice“ werden selbstverständlich ebenfalls angezeigt.
- Zusatzinformationen: Neben dem Geburtstag der User können für die Status „Kommt“, „Dienstgang“ und „Homeoffice“ individuelle Zusatzinformationen angezeigt werden – bei Dienstgang z.B. der Name des Kunden.
- Legende: Die Legende beschreibt mit Farbe und Symbol eindeutig den jeweiligen Status.
Reports / Auswertungen
Mit den Reports/Auswertungen hat man jederzeit die perfekte Übersicht über geleistete Stunden pro Tag und/oder Monat, ganz nach Wunsch und frei wählbarem Arbeitszeitmodell. Selbstverständlich werden dabei die Überstunden ausgewiesen. So kommt man damit auch gleich den Vorgaben des Urteils vom EuGH nach.
- Stundenauswertung incl. Überstundenberechnung pro User (Monatsbasis).
- Leistungsauswertung pro User.
- Leistungsauswertung pro Kunde.
Leistungserfassung
Leistungen erfassen und diese bei Bedarf einem Kunden zuordnen. Dabei kann man auch angeben, ob diese Leistungen berechenbar sind und ob sie mit einer Fahrtstrecke verbunden sind. Einfach praktisch!
- Leistungen erfassen: Zeiten / Dauer, Betreff und Beschreibung, Leistung einem Kunden zuordnen.
- Leistungen kennzeichnen: Auswahl, ob eine Leistung „berechenbar“ ist und ob diese bei einem Kunden „vor Ort“ absolviert wurde (inkl. Kilometer-Eingabe).
- Ansicht der Leistungen: Die eigene Leistungsliste in den Zeiträumen Tag, Woche, Monat einsehen.
- Leistungsauswertung: Auf Monatsbasis alle erfassten Leistungen auswerten und in Leistungsscheine / Stundenbelege übernehmen.
- Leistungen / Einträge ändern und löschen.
Leistungsscheine
Für erbrachte Leistungen können Leistungsscheine erstellt und gedruckt werden, die alle relevanten Daten zu einem Kunden oder Projekt enthalten.
Diese können direkt für den Kunden als Leistungsnachweis genutzt werden – eine ideale Basis für die Abrechnung.
Eine individuelle Anpassung mit eigenem Logo und eigenem Impressum ist standardmäßig möglich.
Integrierte Stoppuhr
Mit einem Klick für ein oder mehrere Tätigkeiten die Zeit stoppen. So können Aufwände für z.B. Telefonate oder Projekte dokumentiert werden. Die Zeit kann jederzeit angehalten und wieder fortgesetzt werden. Zeiten können automatisch in die Leistungserfassung übernommen werden. Nichts wird mehr vergessen.
- Beliebig viele Stoppuhren parallel nutzbar.
- Stoppuhren starten, jederzeit anhalten und fortsetzen.
- Übernahme gestoppter Zeiten in neue Leistung.
Planungskalender
Einfach im Planungskalender alle Schichten, Kunden- und Auswärtstermine planen. Damit schafft man Übersicht über Gruppen, Teams oder auch ganze Abteilungen. Der Planungskalender – die perfekte Ergänzung zur Zeiterfassung.
- Kalendereinträge anlegen, ändern und löschen.
- Option – mehrere Teilnehmer pro Termin angeben.
- Option – Termin als „privat“ kennzeichnen: Der Inhalt dieses Termins wird nur dem jeweiligen User angezeigt.
- Email-Benachrichtigung: alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail bei Termin-Anlage /-Änderung /-Löschung.
- In der Email-Benachrichtigung enthaltene .ics-Dateien können in andere Kalender importiert werden.
- Kalenderansichten: Die Ansicht kann über alle User oder selektiv für Gruppen, wie z.B. Abteilungen oder Teams eingestellt werden. Weiterhin ist die Ansicht für einzelnen Users möglich.
- Legende: Die Legende beschreibt anhand von Farben eindeutig die jeweilige Termineigenschaft.
Administration
Die Administration ist einfach, flexibel und sicher aufgebaut. Hier kann man auf einfachste Art und Weise Rechte vergeben und Zugriffe erlauben/einschränken. So wenig wie möglich, so viel wie nötig.
Verwalten Sie Unternehmens- und Mitarbeiterdaten einfach, schnell und übersichtlich.
Eine Rechte- und Rollenverteilung sichert eine fein granulare Rechtesteuerung über das gesamte System hinweg.
Zeitmodelle, An- und Abwesenheiten lassen sich einfach und flexibel verwalten und administrieren.
Für die Anbindung an Lohnbuchhaltungssysteme stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung.
Kosten
Viele Zeiterfassungssysteme erfordern hohe Investitionen.
Die Abrechnung bei TimeTracking ist denkbar einfach:
Sie zahlen 1,99 EUR netto pro Benutzer im Monat.
Keine Einmalkosten für die Einrichtung, für die Softwarewartung oder für Updates.
Mindestgröße für die Berechnung: 10 Benutzer.
Optionale Leistungen (nach Aufwand):
- Unterstützung bei der Inbetriebnahme.
- Individuelle Schulungen (Präsenz / Remote).
- Anwendersupport und Unterstützung im Alltagseinsatz.
- Buchungsterminals in verschiedenen Ausführungen.
Eine Infobroschüre, die obiges für Sie noch einmal zusammenfasst, finden Sie hier:
WAHLCOM_Personalzeiterfassung_mit_TimeTracking.pdf
